使用手册

City Gate Hardware
考勤薪资系统 使用手册

系统一共有三个部分，分别给不同的人使用。三者是同一个网址，只是打开的路径不同 —— HR 是 /hr/，员工是 /employee/，打卡机是 /kiosk/?code=打卡点代码。

部分谁用用来做什么
HR Dashboard（HR 后台）HR / 管理层管理员工、打卡点、薪资、假期、公司表格
员工 App全体员工扫码打卡、查看记录、申请请假
Kiosk 打卡机门店 / 打卡点放在打卡点，专门显示二维码给员工扫
本手册每一节都附有系统实际操作页面的截图，方便对照操作。部分后台改动需要重启一次服务器（restart-server-admin.bat）才会生效，重启前相关步骤可能会显示“加载失败”。

01 HR Dashboard（HR 后台）

1.1 登录

  1. 打开 HR Dashboard 网址
  2. 输入用户名 + 密码
  3. 点击「登录」
  4. 右上角可以切换语言（EN / BM / 中文）

1.2 总览 Dashboard 怎么看

一进去就能看到 4 张卡片，不需要额外设置：

  • 在职员工：目前活跃的员工人数
  • 今日已打卡：今天已经打过卡的人数
  • 今日异常打卡：今天 GPS 超出范围、被标记异常的打卡次数
  • 员工总支出：按已有考勤实时估算的员工总成本（工资 + 雇主公积金/社险）。下面有月份选择器，点开可以选别的月份查看。这是估算数字，不是正式工资单，正式数字要到「薪资计算」页实际跑过 Payroll 才算数。

下面还有「劳工法合规提醒」（超时工作、缺少休息日、加班超上限会自动列在这里，不用设置）和「最近打卡记录」。

/hr/ · Dashboard
HR Dashboard 总览页面截图
HR Dashboard 总览页面：在职员工 / 今日打卡 / 异常 / 员工总支出 四张卡片

1.3 员工管理 Employees

新增员工

  1. 点击左侧导航「员工管理 Employees」
  2. 在最上面「新增员工」表单填写：
    • 员工编号：系统已经自动填好下一个编号（例如 EMP008），不用改；要用自己的编号也可以直接改
    • 姓名：必填
    • IC/护照号、电话、职位：选填
    • 基本月薪：员工月薪（RM）
    • 日薪：留空的话系统自动用「月薪 ÷ 26」计算，有特殊日薪才填
    • 平日/休息日/公共假期加班时薪：留空用默认（1.5x / 2x / 3x），有特殊约定才填
    • 交通津贴：选填
    • 登录 PIN：默认 1234，是员工登录 App 用的密码，可以先改成别的
    • 限定打卡点：如果这个员工只能在固定分店打卡才选；不限定就留空（不限定 = 可以在任何打卡点打卡）
  3. 点击「新增员工」
  4. 新员工会立刻出现在下面的「员工列表」

编辑员工资料

  1. 在「员工列表」找到要改的员工，点最右边「编辑」
  2. 弹出窗口里可以改姓名、IC、电话、职位、工资项目、EPF/SOCSO/EIS 比例、PIN（留空 = 不改）、在职状态、限定打卡点
  3. 改完点「保存 Save」

开通「申请请假」权限

  1. 同样点该员工的「编辑」
  2. 找到「Leave Apply」这一项，选 Enabled（允许该员工在 App 申请请假）或 Disabled（默认，不允许 / 不显示按钮）
  3. 点击「保存 Save」

设置自定义迟到 / 加班规则（选用，不设置就照劳工法标准算）

  1. 点该员工的「编辑」
  2. 找到「Custom Late/OT Rounding Rule」，选 Enabled
  3. 出现以下几项要填：
    • Scheduled Start Time 上班时间，例如 08:00
    • Scheduled End Time 下班时间，例如 17:00
    • Grace Period 宽限分钟数，迟到在这个分钟数以内不算，默认 10 分钟
    • Late Deduction Block 迟到扣除区块（分钟），超过宽限后按这个分钟数一个区块扣钱，默认 30 分钟
    • OT Rounding Block 加班取整区块（分钟），下班后工作满这个分钟数才算一个加班区块，默认 30 分钟
  4. 点击「保存 Save」
  5. 不想用这套规则了，把「Custom Late/OT Rounding Rule」改回 Disabled 即可，系统会自动改用马来西亚劳工法标准的按分钟比例算法

员工要换手机（解绑设备）

  1. 「员工列表」里，已经绑定手机的员工旁边会显示「解绑」按钮
  2. 点击「解绑」并确认
  3. 这个账号解绑后就能在新手机上重新登录（登录时自动绑定新手机）
/hr/ · Employees
员工管理页面截图
员工管理：新增员工表单（编号自动生成） + 员工列表

1.4 打卡点 Terminals

新增打卡点

  1. 点击左侧导航「打卡点 Terminals」
  2. 在「新增打卡点」表单填写：
    • 代码：自己取一个简单代码，例如 HQ-01，打卡机的网址会用到这个代码
    • 名称：例如「总部」「八打灵分店」
    • 地址：打字后点开别处，系统会自动定位经纬度（服务器要能上网才能定位）；定位失败可以自己手动填经纬度
    • 允许范围（米）：默认 150，员工打卡时手机 GPS 距离这个打卡点超过这个范围会被标记「异常」
  3. 点击「新增打卡点」
  4. 新打卡点会出现在下面列表，系统同时自动生成一个 6 位数「打卡机 PIN」（设置 Kiosk 时要用，见第三章）

编辑打卡点 / 查看或重置打卡机 PIN

  1. 「打卡点列表」里，PIN 直接显示在表格中，可以直接抄下来去 Kiosk 设备输入
  2. 要改代码/名称/地址/GPS 范围，点「编辑」进去改，改完「保存」
  3. 要让旧 PIN 失效、生成新 PIN，点「重置 PIN」并确认，会弹出新 PIN —— 重置后旧 PIN 立刻失效，原本已登录的 Kiosk 设备会被自动登出，要在设备上重新输入这个新 PIN 才能继续显示二维码
/hr/ · Terminals
打卡点管理页面截图
打卡点管理：新增打卡点表单 + 打卡点列表（含 Kiosk PIN 列与「重置 PIN」按钮）

1.5 考勤记录 Attendance

  1. 点击左侧导航「考勤记录 Attendance」
  2. 选择月份
  3. 选择员工（留「全部」看所有人）
  4. 点击「筛选」查看结果
/hr/ · Attendance
考勤记录页面截图
考勤记录：按月份 / 员工筛选打卡记录

1.6 薪资计算 Payroll

计算薪资 / 下载工资单

  1. 点击左侧导航「薪资计算 Payroll」
  2. 选择员工、年份、月份
  3. 点击「计算薪资」，下方会显示实发工资（NET PAY）和明细
  4. 需要的话点击「下载工资单 PDF」或「下载考勤表 Excel」保存到电脑

登记预支（Advances）

  1. 在「薪资计算」页下方「预支记录」区域，填写金额、日期、备注
  2. 点击「新增预支」
  3. 这笔预支之后算薪资时会自动从工资里扣掉
/hr/ · Payroll
薪资计算页面截图
薪资计算：选择员工/年月后计算实发工资，可下载工资单 PDF

1.7 假期管理 Leave

新增公共假期（手动）

  1. 点击左侧导航「假期管理 Leave」
  2. 在「公共假期」区域填日期 + 名称（例如 Merdeka Day）
  3. 点击「新增公共假期」

批量导入公共假期（Excel）

  1. 点击「下载模板 Template」下载 Excel 模板
  2. 在 Excel 里按模板格式填好日期和名称（任意两列的日期+名称都能识别）
  3. 点击「导入 Excel」，选择填好的文件上传，系统会自动识别导入

查看员工请假额度

  1. 「假期管理」页中间「请假额度」区域，选员工 + 年份
  2. 点击「查看额度」，系统会按劳工法年资自动算出年假/病假等额度

HR 直接帮员工登记请假（自动核准）

  1. 「假期管理」页下方「新增请假记录」区域
  2. 选员工、假期类型、开始/结束日期、备注（可选）
  3. 点击「新增请假记录」，这笔记录会直接是「已批准」状态

审批员工自己提交的请假申请

  1. 「假期管理」页最下方「请假记录」列表
  2. 状态是「待审批」的，是员工自己在 App 提交的申请
  3. 点击「批准」或「拒绝」处理该申请
/hr/ · Leave
假期管理页面截图
假期管理：公共假期 / 请假额度 / 新增请假记录 / 请假审批列表

1.8 表格文件 Forms

上传公司表格

  1. 点击左侧导航「表格文件 Forms」
  2. 填写标题（例如「入职申请表」），选择文件（支持 PDF / Word / Excel / PPT / 图片）
  3. 点击「上传」

下载 / 删除表格

  1. 在下方列表找到对应文件
  2. 点击「下载」保存到电脑，或点击「删除」移除该文件
/hr/ · Forms
表格文件页面截图
表格文件：上传 / 下载公司表格

1.9 设置 Settings

切换主题颜色

  1. 点击左侧导航「设置 Settings」
  2. 点选想要的颜色（蓝 / 绿 / 紫 / 橙 / 玫红）
  3. 会立刻套用，而且全部 HR 账号看到的颜色都会跟着变
/hr/ · Settings
设置页面截图
设置：主题颜色选择（全部 HR 账号共用）

02 员工 App

2.1 首次登录

  1. 打开员工 App 网址
  2. 输入 HR 给的「员工编号」（例如 EMP008）
  3. 输入「PIN」（默认 1234，HR 可能已经改过）
  4. 点击「登录」
  5. 第一次登录会自动把这台手机绑定给这个账号，之后只能用这台手机登录
/employee/ · 登录
员工 App 登录页面截图
员工 App 登录页面（员工编号 + PIN）

2.2 打卡（上班/下班）

  1. 首页点击「📷 扫码打卡」大按钮
  2. 手机摄像头会打开，把镜头对准 Kiosk 打卡机屏幕上的二维码
  3. 扫到之后 App 自动拍照 + 读取手机 GPS 位置一起提交，不用再做任何操作
  4. 系统会自动判断这次是上班还是下班（跟当天上一条记录相反，不用自己选）
  5. 看到绿色「✅ 打卡成功」就完成了；如果出现红色异常提示，打卡还是会记录下来，但建议事后跟 HR 说明情况

2.3 查看本月打卡记录

首页往下滑就能看到，不需要另外操作。

2.4 申请请假（需要 HR 先开通）

  1. HR 开通权限后，首页会出现「申请请假」按钮，点击进入
  2. 选假期类型（年假/病假/住院假/产假/陪产假/无薪假）
  3. 选开始日期、结束日期
  4. 原因可填可不填
  5. 点击「提交」
  6. 下方「我的请假记录」会显示这次申请目前的状态：待审批 / 已批准 / 已拒绝

2.5 换新手机的流程

  1. 先联系 HR，请 HR 在 HR Dashboard「员工管理」页帮忙把旧手机「解绑」
  2. 在新手机打开员工 App，用原本的员工编号 + PIN 登录
  3. 新手机会自动绑定这个账号

常见问题

打卡失败，提示设备不匹配
说明这个账号已绑定别的手机，找 HR 解绑（见 2.5）
打卡显示「异常」
通常是手机没开定位权限，或人不在打卡点范围内，手机要开启该网站的定位权限
看不到「申请请假」按钮
HR 还没给这个账号开通，找 HR 开通（见 1.3）

03 Kiosk 打卡机

Kiosk 是专门放在门店/打卡点的一个网页，平板、旧手机或电脑架在门口，屏幕上一直显示二维码给员工扫，设备本身不用登录任何员工账号。

3.1 第一次设置（把设备变成打卡机）

  1. 准备一台能长时间开着、连着网络的设备（平板 / 旧手机 / 电脑都可以）
  2. 打开浏览器，输入网址：系统网址/kiosk/?code=打卡点代码
    • 「打卡点代码」问 HR 拿，或在 HR 后台「打卡点 Terminals」页查看（见 1.4）
  3. 页面会先显示登录画面，输入这个打卡点的 6 位数 PIN
    • PIN 同样问 HR 拿，或在 HR 后台「打卡点」列表查看/重置（见 1.4）
  4. 输入正确后开始显示二维码，设置完成
  5. 把设备固定好、屏幕常亮朝外，方便员工扫码
/kiosk/?code=... · 打卡机登录
Kiosk 打卡机 PIN 登录页面截图
Kiosk 登录画面：需输入该打卡点的 6 位数 PIN 才会显示二维码

3.2 日常使用

不需要做任何操作，让屏幕一直开着显示二维码就行，员工自己用「员工 App」扫码打卡（见 2.2）。屏幕上会显示：

  • 当前时间
  • 打卡点名称
  • 二维码（每 8 秒左右自动更新，不能截图使用，必须现场扫）
  • 每次扫码成功/异常，屏幕下方会短暂弹出提示
/kiosk/?code=... · 二维码显示中
Kiosk 打卡机二维码显示页面截图
登录成功后的 Kiosk 屏幕：持续显示自动刷新的打卡二维码

3.3 更换打卡点 / 重新登录

  1. 屏幕左下角有一行很小的字「更换打卡点 / 登出」
  2. 点击后会跳出确认，确认后清掉这台设备的登录状态，回到 PIN 登录画面
  3. 什么时候需要用到：
    • 这台设备要改放到别的打卡点（网址里的 code 也要跟着改）
    • HR 在后台把这个打卡点的 PIN 重置了，需要重新输入新 PIN